Através de modernas metodologias de trabalho e de profissionais capacitados e que garantimos total qualidade na execução de Digitalização do Acervo. Por isso, contamos com as seguintes atividades:
A seleção é a primeira atividade de todo o processo de Digitalização, é nela que realizamos a separação dos documentos e processos a serem digitalizados de maneira a preservar toda a organização do Arquivo do cliente.
Nessa fase também, que os critérios de prioridade da digitalização são observados e ainda da classificação do arquivamento.
Depois de realizada a seleção e que iniciamos a etapa de desmontagem, onde os critérios adotados na etapa anterior são aplicados, e os materiais devidamente selecionados passam pela equipe de Desmontagem para efetuar o procedimento seguindo sempre o controle de qualidade.
Para que seja possível efetuar o procedimento de scannerização, todo o acervo deve ser preparado.
Para tanto, a equipe envolvida deve deixar as folhas com total condição de serem passadas pelos equipamentos de scanner.E caso necessário, técnicas especializadas são adotadas na preparação desse material.
Este momento é quando o documento que foi devidamente preparado é manuseado passando pelo equipamento de scanner que varia de acordo com o formato do material a ser digitalizado.
É nesta fase que os dados são retirados do papel e armazenados em meios digitais.
Com o intuito de ir ao encontro ou superar as expectativas do cliente, adotamos políticas e procedimentos necessários para melhoria e controle dos documentos e processos digitalizados.
Apesar de serem utilizados equipamentos de vários formados e com alta performance, pode haver alguma folha com falha de digitalização a qual deve receber novamente o procedimento de scannerização. Tudo isso, para manter o controle de qualidade do produto.
Cumpridas as etapas de Digitalização e Controle de qualidade, os processos são reorganizados e montados para garantir a integridade dos papéis.
Para tanto, contamos com equipe capacitada que realiza essa atividade cumprindo na totalidade as técnicas inseridas na metodologia de trabalho aplicada em todo o processo.
Para finalizar todos os procedimentos da digitalização, os processos e documentos são devolvidos ao setor de Acervo do cliente para que os seus próprios funcionários efetuem o arquivamento no devido lugar.
Com a conclusão desta fase, as informações digitalizadas são repassadas a equipe de Geotecnologia e cadastramento para registro no sistema de Acervo e se possível espacialização do lote.
