Com o intuito de resguardar as informações que compõem o acervo fundiário os processos são selecionados,organizados, desmontados, recuperados e digitalizados, montados e arquivados de forma organizada. Com esta atividade garantimos a segurança da informação através do armazenamento dos dados em ambiente computacional.
A digitalização do Acervo Fundiário é imprescindível para resguardar as informações dos processos e modernizar os seus procedimentos. Por isso, realizamos criteriosa avaliação para utilização de aperfeiçoadas técnicas relacionadas à sua organização, manutenção, preservação e infraestrutura.
Assim, utilizamos conceitos e procedimentos atuais de acervo, os quais são a solução ideal para que todo o arquivo seja modernizado através da digitalização dos processos, tornando assim padrão de referência.
Os processos que compõem o acervo fundiário tem vários formatos, normalmente são dos tipos: doação, compra, legitimação, certidão, protesto, denúncia, além de livros fundiários. A maioria possui documentos frágeis e deteriorados devido ao tempo.
Por isso, contamos com uma equipe totalmente capacitada e treinada que atende as etapas do processo, quais sejam, seleção, desmontagem, preparação, digitalização, controle de qualidade, montagem e arquivamento.
Diante disso, os procedimentos para a modernização do acervo fundiário seguem as etapas de forma criteriosa para garantir total realização do projeto, conforme apresentamos abaixo:
A Seleção é o primeiro procedimento adotado dentro das etapas de digitalização. Nesta fase realizamos a devida separação e organização dos processos em ordem alfabética por Municípios, e ainda a aquisição de materiais e equipamentos apropriados.
A Desmontagem ocorre depois dos arquivos devidamente selecionados. As caixas com os processos são disponibilizadas para desmontagem de acordo com o critério de organização adotado na etapa de seleção.
O objetivo desta fase é de preparar o processo, com a retirada dos materiais em desuso, que podem danificar os documentos.
Na preparação é imprescindível que a equipe tenha muita habilidade e atenção para garantir total recuperação antes de efetuar a digitalização dos arquivos, pois alguns papéis possuem rasurados na qual a máquina de scanner não consegue efetuar o procedimento de digitalização.
Por isso, é feita a colagem de selos, averiguação de quais documentos podem ser diretamente digitalizados, quais devem ser fotocopiados antes de efetuar o scanneamento, e ainda aqueles documentos que estão danificados e que necessitam de recuperação, como a colagem nos casos de papéis rasgados e nos casos em que o buraco do furador deve ser fechado para não deixar a máquina de scanner danificar o documento, pois com sua fragilidade pode ser facilmente rasgado.
A recuperação é feita totalmente com foco em digitalização e ainda com o objetivo de manter a autenticidade das informações.
Na etapa de digitalização, o processo é cuidadosamente manuseado, pois já foi selecionado e desmontado, sendo agora scanneado com a utilização de modernos equipamentos e materiais adequados, garantindo assim, a qualidade na execução do trabalho.
São utilizados scanners de vários formatos, pois é nesta fase que os dados são retirados do papel e disponibilizados no computador. O equipamento de scanner faz o procedimento frente e verso ao mesmo tempo. E cada processo scanneado gera um arquivo em PDF.
Os documentos são digitalizados de acordo com seu formato em A4 e/ou em A3. Para o livro fundiário e outros arquivos de tamanho maior é necessário que seja utilizado o Planetário, o qual faz a digitalização de maneira adequada tirando as duas páginas do livro aberto e tudo isso, ao mesmo tempo, preservando os dados da borda para que não sejam desprezados, mantendo–os autênticos.
Após a retirada das informações do meio físico para o digital, contamos com uma equipe que avalia se essas informações digitais estão em boa qualidade para que possam ser visualizados. Aqueles que estiverem com algum problema, o processo de digitalização é refeito. Com isso, garantimos qualidade no serviço prestado.
Na montagem os processos que já foram digitalizados são reorganizados e montados, retirando inclusive o grampo de metal e substituindo pelo de plástico para assegurar que não haverá rasuras no processo. Respeitando assim, a sua integridade.
Para finalizar todos os procedimentos, os processos são encaminhados para o arquivamento, que disponibiliza local apropriado e equipamentos adequados para todos os tipos de processos existentes. Com isso, cumprimos o maior objetivo que é a garantia de sobrevida dos processos que compõem o acervo do órgão.
